Theo đó, Sở Ngoại vụ đã tham mưu xây dựng kế hoạch tổng thể, thành lập các tổ giúp việc, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận phụ trách các lĩnh vực như lễ tân - hậu cần, nội dung, tuyên truyền, an ninh, phiên dịch, kỹ thuật và công tác đối ngoại. Các nội dung chuẩn bị được triển khai bài bản, đúng tiến độ theo kế hoạch:

Về công tác chuyên môn, Sở Ngoại vụ đã chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng hồ sơ trình Uỷ ban nhân dân tỉnh cấp phép tổ chức Tọa đàm theo quy định; Chủ trì tổng hợp danh sách khách mời; thiết kế, in ấn và phát hành giấy mời; xây dựng bài phát biểu cho lãnh đạo tỉnh; Phối hợp với Sở Văn hóa và Thể thao thống nhất nội dung chương trình, tài liệu Tọa đàm…

Cùng với đó, công tác lễ tân, hậu cần được đặc biệt quan tâm. Địa điểm tổ chức hội thảo được khảo sát, bố trí đầy đủ trang thiết bị phục vụ tọa đàm; hệ thống âm thanh, ánh sáng, đường truyền trực tuyến, phiên dịch song ngữ được rà soát kỹ lưỡng nhằm phục vụ tốt nhất cho đại biểu tham dự trong và ngoài nước; Phối hợp với Sở Văn hóa và Thể thao bố trí chương trình nghệ thuật trong tiệc chiêu đãi (trưa ngày 03/6)…

Công tác tuyên truyền trước Toạ đàm cũng được đẩy mạnh thông qua Cổng thông tin điện tử của Sở, các nền tảng truyền thông và phối hợp với Báo và Phát thanh, Truyền hình tỉnh Ninh Bình lan toả thông tin về sự kiện, góp phần quảng bá hình ảnh tỉnh Ninh Bình năng động, thân thiện và tích cực hội nhập quốc tế.

Đến thời điểm hiện tại, các nội dung chuẩn bị cơ bản đã hoàn tất. Sở Ngoại vụ đang tiếp tục phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan rà soát lần cuối các điều kiện cần thiết để bảo đảm buổi Toạ đàm diễn ra trang trọng, an toàn và thành công tốt đẹp.

Thông qua hoạt động Toạ đàm quốc tế, tỉnh Ninh Bình truyền thông, quảng bá về giá trị di sản tư liệu Ma nhai trên núi Non Nước; Trao đổi về quá trình xây dựng hồ sơ đệ trình Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên hợp quốc (UNESCO) ghi danh vào Danh mục Di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức thế giới Khu vực Châu Á-Thái Bình Dương. Thông qua hoạt động truyền thông, di sản “Ma nhai trên núi Non Nước, phường Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình” được quốc tế nhìn nhận thực tế trước kỳ họp Uỷ ban Chương trình ký ức thế giới khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (MOWCAP) thông qua.

Dưới đây là một số hình ảnh công tác chuẩn bị tổ chức Toạ đàm

Lãnh đạo Sở Ngoại vụ, Sở Văn hóa và Thể thao kiểm tra trưng bày ảnh về văn khắc Hán Nôm tại khu vực Tọa đàm

Lãnh đạo Sở Ngoại vụ, Sở Văn hóa và Thể thao kiểm tra các điều kiện đón tiếp đại biểu tại núi Non Nước

Lãnh đạo Sở Ngoại vụ kiểm tra các điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật để tổ chức Tọa đàm